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15 de março de 2017

4 dicas para organizar os arquivos digitais de sua empresa

FB artigoOs arquivos digitais armazenam a maior parte das informações de uma organização. Podemos afirmar que, com poucas exceções, todo o trabalho realizado dentro de uma organização é armazenado digitalmente, seja no equipamento do autor ou em um repositório centralizado.

Além disso, a tramitação de documentos deixou de ser física e, mesmo informações que nascem fora da organização, chegam a ela de maneira digital. Isso implica que as organizações necessitam se preparar para manter esses arquivos digitais armazenados, de modo a gerar um histórico e proteger as informações neles contidas.

Apesar de parecer simples, é fundamental para a saúde de uma organização que seus dados recebam o devido cuidado e para isso separamos 4 dicas para você cuidar bem de seus arquivos digitais:

 

1. Assegurar que os arquivos estejam disponíveis

A disponibilidade é o ponto inicial ao pensarmos em armazenamento de dados digitais. Quando precisarmos deles, temos que ter acesso garantido e, de preferência, imediato. Em ambientes, os dados a serem armazenados crescem de forma assustadora. Além disso existem diversos tipos distintos de dados a serem guardados, cada qual com suas características. Um exemplo da importância de se definir bem os parâmetros de disponibilidade: Um filme digital pode variar bastante de tamanho, mas em média tem 1,2GB. Um documento do Word, contendo apenas texto, também varia bastante, mas podemos considerar uma média de 250KB. Com isso, um único filme ocupa o espaço de mais de 5.000 documento do Word! Será que ambos devem ter o mesmo tratamento com respeito à disponibilidade?

Disponibilidade tem custo. Armazenar dados em um servidor de rede ou em um storage NAS é bem diferente que manter dados no disco rígido SATA local de uma estação de trabalho. Portanto, é necessário pensar em disponibilidade por cada tipo de necessidade.

 

2. Assegurar a confidencialidade dos arquivos

Um aspecto importante no armazenamento de dados é garantir que apenas pessoas autorizadas terão acesso a determinado tipo de informação. Esse cuidado é importante tanto para o sigilo entre departamentos e seções como entre a empresa ou organização e o mundo externo. Um dado sigiloso exposto pode acarretar ações trabalhistas, perda de diferencial competitivo, em problemas com as ações da empresa na bolsa de valores e muitos outros contratempos que podem ser evitados dando aos dados a devida atenção.

A confidencialidade começa com uma política clara de categorização da sensibilidade dos dados e termina com a implantação de um repositório seguro.

 

3. Garantir a integridade dos arquivos

Garantir a integridade é garantir que o dado permanecerá exatamente igual ao original sempre que acessado ou transferido. Muitas organizações passam por problemas graves por não se prepararem para manter os dados íntegros. Existem ameaças internas, quando alguém de dentro da organização altera o dado sem autorização (propositalmente ou não) e externas, quando alguém de fora da organização, como um hacker, altera o dado. Uma ameaça que vem crescendo no Brasil são os ataques de sequestro de dados, conhecidos como ransomware. Nesse tipo de ataque um malware criptografa todos os dados e solicita um pagamento para liberação dos mesmos.

A integridade dos dados garante que a informação é confiável e mantém controle do ciclo de vida dos dados.

 

4. Otimizar espaço de armazenamento

O armazenamento de dados cresce de forma exponencial em todo o mundo. Uma pesquisa da IBM mostra que, até 2020, o volume de dados previsto é de 40 zetabytes, ou seja, haverá quatro vezes mais dados digitais do que todos os grãos de areia existentes no planeta. Trabalhando há mais de 10 anos com soluções de backup e armazenamento verificamos que, há 10 anos os dados de nossos clientes cresciam a uma taxa média de 50% ao ano. Atualmente, os mesmos clientes, crescem a uma taxa de 100% ao ano!

Otimizar espaço deixa de ser luxo e passa a ser necessidade. Existem equipamentos dedicados a armazenamento de dados que possuem tecnologias para ajudar na otimização, como tratamento de dados duplicados. Esses equipamentos, além de economizarem espaço também atendem as necessidades de disponibilidade, confidencialidade e disponibilidade.

 

Caso queira saber mais, acesse nosso documento técnico sobre storages NAS dedicados a armazenamento de dados clicando aqui.

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